Lorsqu’on manque de temps pour innover, il est possible d’augmenter sa productivité – tout en étant plus serein – en appliquant quelques astuces toutes simples.
Il n’est pas toujours évident de trouver du temps pour innover et explorer de nouveaux territoires. Parce qu’il faut bien s’occuper aussi de tous les autres projets du quotidien. Sauf bien sûr si vous faites partie d’une équipe dédiée à l’innovation et que vous faites ça à temps plein.
De cette situation peut naître une certaine frustration, car l’innovation cède souvent la place à l’urgence que requiert l’exploitation de son activité. Et au fil du temps, si vous n’y prenez pas garde vous pouvez vite manquer de temps pour innover et lâcher l’affaire.
Alors, comment vous organiser et augmenter votre productivité pour sortir la tête du guidon et pouvoir investir du temps dans l’innovation ?
Je vous propose la visite de 7 astuces qui vous aideront à être plus efficace dans le temps que vous consacrerez à vos projets. Ces principes sont très simples à mettre en pratique et vous aideront sur votre parcours d’innovateur.
1 – Travailler en un temps limité
Si vous vous dites que vous avez le temps, vous le prendrez sans forcément obtenir de meilleurs résultats. À l’inverse, travailler dans un temps limité avec un objectif clair – en éliminant les interruptions et les distractions – vous permettra d’être plus productif et d’obtenir de meilleurs résultats.
C’est ce que Parkinson a décrit dans une de ses lois :
« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. »
Cette contrainte forcera votre esprit à aller à l’essentiel sans vous perdre dans des détails. Et vous aurez la satisfaction d’être allé au bout d’une tâche tout en respectant votre emploi du temps.
Pour exemple, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro – qui signifie tomate en italien en référence au minuteur de cuisine en forme de tomate. L’idée est de réaliser une tâche précise dans un temps donné.
Votre efficacité est maximale pendant 25 à 45min, au delà votre concentration diminue. La technique est donc de vous fixer de petites tâches à réaliser en réglant votre minuteur sur ce temps de travail et de faire des pauses de 5 à 10mn entre chaque cycle.
2 – Mettre en place un système
Lorsqu’on est pris par le temps et la gestion des urgences, on peut vite perdre le fil des choses. On commence par reporter une tâche, puis deux et petit à petit, on peut vite laisser dériver un projet.
La gestion d’un projet d’innovation demande du rythme. C’est la raison pour laquelle il est important de mettre en place un « système » qui ritualise des tâches à réaliser. En réalité, beaucoup de vos actions à mener sont récurrentes avec une certaine fréquence.
Votre système peut donc se présenter sous la forme d’une liste d’actions à réaliser sur la journée, la semaine ou le mois.
Par exemple, vous pouvez utiliser le format d’une ToDo-List hebdomadaire sous une forme papier pour avoir le plaisir de cocher une action lorsqu’elle est réalisée. Ça entretient la motivation et permet de visualiser l’avancement du travail de la semaine.
Pour les réunions projets – autant que possible – privilégiez les rendez-vous périodiques hebdo ou sur un cycle de 2 ou 4 semaines selon la fréquence nécessaire.
Vous pouvez aussi très bien utiliser des versions plus élaborées pour augmenter votre productivité. Des logiciels de gestion de tâches comme Asana vous permettent de partager des actions avec une équipe et en mesurer l’avancement. C’est aussi très pratique pour envoyer des messages «pense-bête» de manière automatique et ainsi favoriser le bon déroulement des opérations.
3 – Faire des petits pas
Face à un projet d’innovation, il arrive souvent qu’on ne sache pas par quoi commencer tellement la tâche est importante et l’issue incertaine. Si vous vous retrouvez dans cette situation, je vous conseille de décomposer votre projet dans le temps et vos problèmes en sous-problèmes.
Si la marche est trop haute à franchir, elle peut vite vous paralyser. C’est la raison pour laquelle il vaut mieux faire des petits pas. Des petits pas, mais rapides et dans le bon sens. C’est un principe efficace pour augmenter votre productivité face à l’incertitude.
Des petits pas permettent également de faire des tests rapides pour apprendre vite. Les Anglo-saxons ont une expression intéressante pour traduire ce principe :
« Think big, test small, learn fast »
Il en va de même pour la prise de décision. Il vaut mieux prendre de petites décisions fréquentes qu’une grosse qui paralyse. Cela permet de prendre des risques sans se faire peur.
4 – Privilégier l’action
Il n’y a pas de secret, si vous voulez avancer, il faut agir. C’est d’autant plus vrai pour un projet d’innovation dont le parcours est semé d’embûches. C’est souvent en marchant que l’on apprend à marcher. En réalité, il vaut mieux passer du temps à agir, plutôt que d’avoir peur.
Pour favoriser ce passage à l’action, n’attendez pas que tous les feux soient au vert, cela arrive rarement. N’attendez pas non plus d’avoir 100 % des infos pour commencer à agir et choisir des orientations. Même dans l’incertitude, décider clarifie et libère l’esprit. Il vaut mieux se mettre en action rapidement et voir ce que vaut votre décision à l’usage des faits.
Une astuce pour vous mettre en mode action plus facilement, est d’identifier votre toute première action : celle que vous allez faire ici et maintenant. Évitez les actions générales et floues que l’on a tendance à reporter.
5 – Coopérer avec l’extérieur
Lorsqu’on manque de temps, on a parfois tendance à se replier sur soi. En se disant que seul, on va plus vite. Malheureusement, c’est souvent un mauvais calcul, car l’intelligence collective est un moteur puissant pour innover et explorer au-delà de ce qu’on aurait pu faire par soi-même.
L’intelligence collective ne s’arrête pas aux limites de votre entreprise, bien au contraire. Vous avez intérêt à vous ouvrir auprès d’écoles, de labos de recherche, de start-ups, de partenaires, etc.
Cela vous permettra d’augmenter la surface de contact avec l’extérieur pour booster la puissance de votre projet. De plus, l’engagement que vous prendrez avec un tiers sera un excellent levier de motivation pour avancer.
Par exemple, vous pouvez participer à un challenge innovation. C’est une opportunité formidable pour oxygéner de nouveaux projets avec des idées neuves ou apporter une aide précieuse sur des sujets que vous laissez dans les tiroirs depuis longtemps, faute de temps.
6 – Focaliser votre action sur l’essentiel
Bien qu’il soit possible de pouvoir faire plusieurs choses en même temps, il est prouvé que cela n’est pas productif. Les scientifiques appellent ça la sanction du changement cognitif. Le fait de zapper d’une chose à l’autre prend de l’énergie. Votre cerveau doit recharger le contexte à chaque fois dans son « espace mémoire ».
Pour être efficace – surtout si vous manquez de temps – le mieux est de définir 2 ou 3 actions prioritaires à faire dans la journée et vous donner le temps de les réaliser.
Cette manière de procéder est d’autant plus importante pour un projet d’innovation où votre esprit doit être à 100 % de ses capacités. La créativité ne fait pas bon ménage avec les tracas du quotidien, il vaut donc mieux faire une bonne coupure et traiter un sujet d’innovation en étant entièrement mobilisé.
7 – Votre cycle d’énergie
Vous avez sans doute remarqué que vous êtes plus efficace à certains moments de la journée. C’est une histoire de cycle d’énergie propre à chacun.
De ce fait – pour être productif – il est important tout d’abord d’identifier les moments de la journée où votre énergie est au top et lorsqu’elle est au plus bas. Puis, d’organiser votre journée en conséquence et faire des pauses.
- Énergie haute : créativité, réunions importantes
- Énergie basse : administratif, lecture mail, pause, sieste, se promener
En gérant ainsi votre emploi du temps, vous optimiserez au mieux votre efficacité sans effort supplémentaire, bien au contraire.
Et maintenant ?
En appliquant ces 7 principes, vous mettrez à profit le temps que vous passerez sur vos projets d’innovation. Vous découvrirez de nouvelles ressources insoupçonnées pour augmenter votre productivité.
L’innovation est plus une affaire de rythme que de vitesse. Il est donc important de trouver la bonne carburation pour aller loin dans vos projets.
Voilà, c’est la fin de cet article. Si vous avez trouvé le contenu intéressant, n’hésitez pas à poster vos commentaires ou vos questions en bas de cette page, et à le partager avec vos amis ou vos collègues si vous pensez que ça pourrait leur être utile ! 🙂